Höher, schneller, weiter

Laptop-Bildschirm in einem Gang mit Aktenschränken

Der LVR treibt die Digitalisierung der Verwaltung konsequent voran. Ein wesentlicher Meilenstein ist dabei die flächendeckende Einführung einer elektronischen Aktenlösung. Bis zum Jahr 2027 soll diese auf der Basis eines einheitlichen Standards realisiert sein.

Auf diesem Ziel setzt der „Aktionsplan digitale Akte“ auf. In Einzelprojekten werden unter dem AdA-Dach auf Basis eines umfassenden Handlungsansatzes E-Aktenlösungen erstellt. Im Hinblick auf eine nachhaltige Umsetzung werden dabei vorhandene Lösungen analysiert und Optimierungspotenziale genutzt.

Was sind die Vorteile der e-Akte?

Im Grunde handelt es sich bei der e-Akte um das digitale Pendant zur klassischen Papierakte, zusammengesetzt aus Deckblatt, Register und Unterlagen. Das Prinzip dahinter ist einfach: Sämtliche Dokumente, die die Verwaltung erreichen oder die von dieser erzeugt werden, werden entweder direkt (bei E-Mails oder bei elektronisch erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im elektronisch abgelegt. Elektronische Akten können von allen berechtigten Sachbearbeitenden, an jedem Ort, direkt recherchiert werden. So ist die gewünschte Akte inklusive aller dazugehörenden Dokumente unmittelbar auf dem Bildschirm verfügbar. Im Fachverfahren erzeugte Schriftstücke können in die jeweilige e-Akte und den passenden Vorgang im Aktenplan einsortiert werden. Die e-Akte bietet somit auch die erforderliche Grundlage für Mobiles Arbeiten und sorgt für eine erhebliche Verringerung von Lagerfläche und Papierbedarf.

Im Mittelpunkt des Aktionsplans steht die Basis-e-Akte. Diese bereits entwickelte Lösung, die schon alle wesentlichen Grundfunktionen einer digitalen Akte enthält, kann als Grundlage schnell eingeführt und an die jeweilige Fachdomäne angepasst werden.

Wo stehen wir?

Viele Impulse aus der täglichen Arbeit prägen das Geschehen im ADA und machen es sehr dynamisch. In Summe bewegt sich der LVR hier auch in diesem Jahr‚ höher, schneller und weiter‘.

Höher: In den ersten vier Monaten 2024 sind drei weitere Aktenlösungen in den Betrieb gegangen. Damit sind nun bereits acht Aktenlösungen aus ADA im Einsatz. In den Dezernaten vier, sechs und neun profitieren die Mitarbeitenden bereits von den Vorzügen der digitalen Akte. Weitere Bereiche werden in den kommenden Monaten und auch Folgejahren sukzessive folgen.

Schneller: Die Entwicklung der e-Akte basiert auf dem Ansatz der Standardisierung. Bei der Einführung neuer Aktenlösungen werden standardisierte Vorlagen genutzt und nur noch durch individuelle Metadaten und Workflows angepasst. Die bereits vorhandenen Bestandslösungen sollen dabei mit einbezogen und für Weiterentwicklungen berücksichtigt werden.

Weiter: Im Rahmen des Aktionsplanes digitale Akte geht der Blick über einzelne e-Akten Lösungen hinaus. Die dynamische Arbeit führt dazu, dass neue Features auch auf bestehende ADA- Aktenlösungen ausgerollt werden und damit viele Bereiche direkt von der Weiterentwicklung profitieren. Zukünftig wird in der e-Akte der gesamte Lebenszyklus von Akten, Vorgängen und Dokumenten digital abgebildet. So arbeiten wir an einer nachhaltigen Aktenverwaltung.