Mit Robotic Process Automation (RPA) setzt der LVR auf eine innovative Technologie für die Automatisierung von Routinetätigkeiten. Inzwischen sind die ersten Bots im Einsatz und erledigen die ihnen zugewiesenen Aufgaben mit hoher Effizienz. Darüber hinaus werden kontinuierlich weitere Automatisierungsideen entwickelt und neue Softwareroboter konzipiert.
Robotic Process Automation – also robotergesteuerte Prozessautomatisierung – basiert auf dem Einsatz von programmierbaren Softwarerobotern, sogenannten „Bots“. Diese Bots können regelbasierte und sich wiederholende Routinetätigkeiten automatisch bearbeiten, wodurch sich die gesamtbetriebliche Effizienz deutlich steigern lässt. Die Einsatzgebiete der Bots reichen von einfachen Datenabfragen und Formulareingaben bis zu komplexen Tätigkeiten wie dem Bedienen von elektronischen Systemen. So schafft RPA Entlastung und eliminiert darüber hinaus das Risiko menschlicher Fehler, welches bei der manuellen Dateneingabe auftritt. Das führt zu einer gesteigerten Datenqualität und bewirkt Zeit- und Arbeitsersparnis, da Fehler nicht mehr korrigiert werden müssen. Die Vermeidung von Lastspitzen führt darüber hinaus zu einer Verringerung von Überstunden.
Der Einsatz der RPA-Technologie bedeutet nicht das Ersetzen des Faktors Mensch. Vielmehr geht es darum, die Mitarbeitenden von tagtäglichen Fleißaufgaben zu entlasten und mehr Raum für andere Aufgaben zu ermöglichen.
Vor dem Hintergrund des großen Potenzials von robotergesteuerter Prozessunterstützung hat sich das LVR-Dezernat 6 zum Ziel gesetzt, künftige Bedarfe im LVR zu bündeln, die Implementierung von RPA im LVR zu steuern sowie einen Informations- und Wissenstransfer zu gewährleisten. So schreitet die Automatisierung von Geschäftsprozessen im LVR durch den sinnvollen Einsatz von Bots stetig voran.
Im Bereich InfoKom Service Desk (ISD) verarbeitet ein Bot bestimmte Typen von Serviceanfragen. Die von dieser Aufgabe befreiten Mitarbeitenden können sich in der gewonnenen Zeit um die Lösung von Supportanfragen kümmern, weshalb die Akzeptanz beim ISD für den Einsatz möglicher weiterer RPA-Lösungen sehr hoch ist.
Im Rahmen des Projekts zur Erneuerung der gesamten LVR-Druckerflotte müssen in den verschiedenen LVR-Dezernaten über 4.000 Drucker und Multifunktionsgeräte ausgetauscht und konfiguriert werden. Speziell für den Fall der Konfiguration wurde ein RPA-Bot entwickelt, welcher über Nacht läuft, damit die Anwendenden nicht gestört werden.
Im Zuge der Einführung einer neuen zentralen LVR-Einkaufslösung wurden Rahmenverträge durch einen Bot im neuen System angelegt. Nach Anlage der Vertragsdaten wurden hunderttausende Artikelstammdatensätze durch den Bot importiert. Ein aufbereitetes Verarbeitungsprotokoll ermöglichte es den Mitarbeitenden, Fehler direkt zu beheben.
Rechnungen und Rechnungspositionen, die bislang manuell durch Mitarbeitende als offene Posten erfasst werden mussten, erfasst zukünftig ein Bot. Zu diesem Zweck liest dieser alle relevanten Informationen aus dem digital vorliegenden Rechnungsformular aus und überträgt diese nach festen Schemata in die Finanzmanagement-Software.
Ein Großteil der Anträge für individuelle Unterstützungsleistungen erreicht den LVR in digitaler Form. Ein Bot übernimmt hier zukünftig die Übernahme in das elektronische Dokumentenmanagementsystem sowie die Zuordnung der Schriftstücke zur zuständigen Sachbearbeitung. So können die Vorgänge wesentlich schneller bearbeitet werden.
Zur Performance-Steigerung wurde in ersten Roboterlösungen das bisherige Verfahren, bei dem die auszufüllenden Masken direkt auf der Benutzeroberfläche ausgefüllt werden, durch den direkten Datenbankzugriff über eine Schnittstelle abgelöst. Das macht immer dann Sinn, wenn bei einer Anwendung mit hohen Fallzahlen zu rechnen ist.