Logo LVR-InfoKom - Das Systemhaus des LVR. Zur Startseite.

Die klassische Gremiensitzung geht online!

Person am Laptop in einer Videokonferenz

Dem LVR ist es gelungen, zwei „echte“ Gremiensitzungen und deren Abstimmungen erfolgreich in hybrider Form zu erproben. Der Verband gehört damit zu den Pionieren im öffentlichen Sektor!

Die Teilnahme der Politiker*innen erfolgte vor Ort sowie digital, inklusive rechtskonformem, digitalem Abstimmen per digitalem Endgerät statt Handzeichen.

Der LVR hat dadurch das Fundament gelegt, Gremiensitzungen nachhaltiger, inklusiver und effizienter zu gestalten – durch weniger Reisetätigkeiten und durch das Ausweiten der Teilhabe-Möglichkeiten.

NRW-weit gehört der LVR mit der erfolgreichen Erprobung hybrider Gremiensitzungen zu den Pionieren und zeigt sich als positives Beispiel, wie offen der Verband und die Politik für digitale Transformationen sind!

Warum hybride Gremiensitzungen statt des klassischen Formats?

Ausgangspunkt der Erprobung hybrider Gremiensitzungen ist das 2022 verabschiedete „Gesetz zur Einführung digitaler Sitzungen für kommunale Gremien und zur Änderung kommunalrechtlicher Vorschriften“ des Landtages NRW. Ziel davon ist:

  • vor allem die Sicherstellung der Handlungsfähigkeit der kommunalen Ebene in kritischen Notfalllagen, wie beispielsweise in Pandemiezeiten,
  • sowie aber auch die Schaffung eines generellen Angebots hybrider Sitzungen.

Klingt einfach ...

…war aber überaus komplex! Bereits 2022 wurde das Projekt „Hybride Gremiensitzungen“ gestartet und ein dezernatsübergreifendes Projektteam zusammengestellt, denn es galt, eine Vielzahl an Anforderungen zusammenzutragen, zu prüfen, in entsprechenden Konzepten festzuhalten und umzusetzen:

  • Die Hauptsatzung und Geschäftsordnung des LVR musste angepasst werden, gemäß verschiedener Regulatorien wie der Gemeindeordnung NRW, der Digitalsitzungsverordnung und der Verwaltungsvorschrift Anwendungszulassung Digitalsitzungen (VV AnwendZulDigiSi).

  • Es galt eine Software für Videokonferenzen zu finden, die u.a. gleichzeitig genug Personen im hybriden Format anzeigt und gpaNRW zertifiziert ist.

  • Lösungen für das digitale Abstimmen, welche gemäß gpaNRW alle juristischen, sicherheits- und datenschutzrelevanten Anforderungen abdecken, mussten gefunden werden. Die gpaNRW-Zertifizierung – laut Land NRW eine zwingende Voraussetzung für die Umsetzung hybrider Gremiensitzungen – war insbesondere für die Anbieter von digitalen Abstimmungs-Tools eine große Hürde und es dauerte viele Monate, bis der Markt überhaupt zertifizierte Lösungen anbieten konnte.

  • Der Sitzungssaal war technisch derart zu ertüchtigen, dass alle Teilnehmenden mit hinreichend vielen Kameras im Weitblick eingefangen und digital übertragen werden konnten. Ferner musste über genug Bildschirme und Leinwände die Anzeige der Präsentationen und der digital Teilnehmenden für alle vor Ort Anwesenden sichergestellt werden. Die Medienanlage zur Präsentations-, Audio- und Video-Übertragung wurde entsprechend aufgerüstet.

  • Nicht zuletzt waren einerseits die Administrator*innen der Lösungen für die Bild-und-Ton-Übertragung und für die digitale Abstimmungen in der Tiefe zu schulen, andererseits auch die Politiker*innen, im Besonderen die Sitzungsleitungen, die die Lösungen aktiv erprobten. Dies wurde über ein breites Schulungsangebot, über mehrere Monate, vor Ort und digital gewährleistet.

Was lange währt …

…wird – dank erfolgreicher dezernatsübergreifender Zusammenarbeit und dank der tollen Unterstützung der Sitzungsleitungen und Politiker*innen – endlich gut!

Am 01.10.2024 wurde im Ausschuss für digitale Entwicklung und Mobilität (DiMA), am 05.11.2024 im Sozialausschuss hybrid getagt. Beide Sitzungen konnten inklusive ihrer formalen Abstimmungen erfolgreich abgeschlossen werden!

Die Ausschüsse unterstützten damit den LVR bei der Umsetzung des oben genannten Gesetzes und bei der Flexibilisierung, modernen, nachhaltigeren und inklusiveren Gestaltung und der Digitalisierung der Gremienarbeit und -sitzungen.

NRW-weit gehört der LVR mit der erfolgreichen Erprobung hybrider Gremiensitzungen zu den Pionieren und zeigt sich als positives Beispiel, wie offen der Verband und die Politik für digitale Transformationen sind!